En el siguiente artículo, vamos a exponer los pasos que deben seguirse para conseguir diferentes certificaciones de normas ISO. Sin embargo, antes de entrar en materia, vamos a explicar qué es una norma ISO, cuántos tipos de normas ISO existen, etc.

¿Qué son las normas ISO?

Las normas ISO en su definición son aquellas leyes o regulaciones establecidas con el fin de organizar y agilizar los diferentes procesos de producción y gestión humana y de recursos dentro de una compañía. Entre sus funciones también se encuentran la de proteger al cliente final a la hora de adquirir un producto o un servicio.

La configuración de estas normas, su actualización y creación corren a cargo de la Organización Internacional para la Estandarización (ISO), la organización más importante dentro del desarrollo de normativas. Esta organización, con sede en Ginebra, actúa de forma internacional en 157 países diferentes y fue creada en 1947.

Ventajas de las normas ISO en el ámbito empresarial

Debido a que se trata de una serie de directrices para mejorar la coordinación entre los diferentes departamentos, simplificar los problemas que puedan generarse y, en definitiva, para ayudar a los diferentes procesos dentro de una producción, esto trae consigo una serie de ventajas de las que las empresas pueden beneficiarse.

• Si se cuenta con un sistema más organizado a la hora de llevar a cabo una producción es indiscutible que se obtendrán resultados de mayor calidad
• Al tener un fin comercial de mayor calidad, el cliente se sentirá más satisfecho a la hora de adquirirlo y se reducirá la probabilidad de obtener un rechazo por su parte o de recibir algún tipo de queja
• Este motivo también puede llevar a la posibilidad de que la cartera de clientes se amplíe
• Todo esto mejorará el posicionamiento de la empresa y conseguirá una ventaja competitiva frente a otras

Tipología de las normas ISO

Actualmente, hay muchas normas ISO y, además, todas ellas van siendo actualizadas cada cierto periodo de tiempo. Sin embargo, estas guías para la coordinación interna de las organizaciones y compañías pueden agruparse en cuatro clases diferentes: gestión del medio ambiente, gestión de calidad, gestión de responsabilidad social y gestión de riesgos y seguridad.

Gestión del medio ambiente

La gestión del medio ambiente se lleva a cabo gracias a la norma ISO 14001, que entró en vigor en el año 1996.

Gracias a estas leyes, las empresas (sin importar donde se encuentren ubicadas así como su tamaño o el sector profesional al que dedican su actividad) podrán obtener un reglamento establecido enfocado en identificar y gestionar los diferentes riesgos ambientales a los que pueden verse expuestas.

Con la correcta aplicación de esta guía un negocio podrá beneficiarse de aspectos como:

• Un uso más eficaz de las materias primas, lo que supondrá una reducción de costes en la producción y también de los esfuerzos por parte de los trabajadores
• La posibilidad de frenar una irregularidad medio ambiental que no se estaba gestionando hasta este momento por falta de información acerca de las estrategias preventivas para su detección y evaluación
• La construcción de una imagen pública positiva en donde el cliente puede ver que la compañía en la que quiere confiar se ha preocupado por el sistema medio ambiental

Gestión de calidad

La gestión de calidad, a diferencia que lo que puede suceder con la gestión del medio ambiente que busca problemas más genéricos relacionados con las mejoras ecológicas, se centra en evaluar los diferentes procesos dentro de una compañía y cómo puede mejorar estos con diversas técnicas que pueden ir desde las aplicaciones directas para la optimización de un producto como el desarrollo de unas técnicas orientadas hacia el marketing para satisfacer a un cliente.

Este reglamento se conoce bajo el nombre de norma ISO 9001 y te ofrece la posibilidad de mejorar la reputación de tu empresa, generar un compromiso entre los diferentes departamentos e intermediarios con los que interactúas y, por lo tanto, obtendrás una gran ventaja competitiva en el mercado laboral.

Gestión de responsabilidad social

La gestión de responsabilidad social regulada por la norma ISO 26000 presenta unas características especiales que se basa en que esta normativa es voluntaria.

Es decir, no necesita ser certificada como las otras para su aplicación, sino que se trata de unas pautas de carácter voluntario basadas en mejorar los aspectos relacionados con el desarrollo sostenible dentro de una compañía.

Gracias a estas mejoras, conseguirás influir positivamente en el trabajo de los empleados y en su actitud. También, obtendrás la posibilidad de situarte dentro del mercado laboral como una empresa de gran prestigio.

Gestión de riesgos y seguridad

Este aspecto está llevado por diferentes normativas. Es decir, para regular la gestión de los diferentes riesgos y mantener la seguridad se aplican normas como OHSAS 18001, ISO 27001, ISO 28000, etc.

Por ello, vamos a explicar brevemente, a qué se dedican cada una de estas normativas dentro de la empresa:

OHSAS 18001: probablemente sea el reglamento más genérico y recomendable de los que se aplican para una regulación de esta índole, debido a que recoge los requisitos necesarios para llevar a cabo un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
ISO 28000: relacionada con la cadena de suministros, pretende minimizar los riesgos a los que se exponen las personas que trabajan en esta parte de la manufactura
ISO 22301: relacionada con el Sistema de Gestión de la Continuidad de Negocio
ISO 17001: relacionada con los Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información
ISO 31000: te aporta los conocimientos necesarios para crear una base legal a cumplir frente a los riesgos que puedan sufrir las compañías y organizaciones
ISO 39001: relacionada con el Sistema de Gestión de Tráfico de Seguridad o de Seguridad Vial

Con estas diferentes normativas, lo que se pretende es cubrir todos los aspectos que puedan suponer un riesgo para la empresa, para alguno de sus miembros o sus clientes.

Por ello, es importante conocer la tipología de la compañía que tienes y ver cuáles son las normativas que van a favorecer a tu plantilla y a tu negocio.

Elige la formación correcta

Gracias a las diferentes posibilidades que ha aportado la metodología de aprendizaje e-learning, actualmente podemos acceder a un gran número de cursos online para especializarnos en un tema como este.

¿Por qué es importante una buena formación con respecto a la normativa ISO? Porque estudiándolas en profundidad es la única forma que tienes para obtener una base sólida de qué son y cómo se aplican y lo que posteriormente, te enfrentará con éxito a su certificación.

Cuando obtengas la certificación, habrás conseguido crear un ambiente en donde los procesos realizados de forma interna serán más seguros, optimizados y sencillos, lo que aportará un gran valor para los trabajadores que estarán más motivados a seguir trabajando y se sentirán valorados.

Por otro lado, también mejorarás tu posicionamiento con respecto a los futuros clientes, los que ya tienes y otros agentes externos como son los accionistas. Conseguirás haber demostrado que tu negocio cumple con la normativa ISO en diferentes aspectos y confiarán más en tu labor.

Por ello, si quieres especializarte como Responsable de Sistemas de Gestión Ambiental ISO 14001:2015 o de Sistemas de Gestión de Calidad aplicando la normativa ISO 9001:2015, es necesario que realices una formación cualificada que te aporte los conocimientos para saber reconocerlas y aplicarlas.

Si, por otro lado, lo que deseas es conocer más acerca de la aplicación de la norma OHSAS 18001 elige esta opción o, incluso, tienes la posibilidad de estudiar todas estas normativas como parte de un sistema integrado, ahorrándote así tiempo y coste económico.

Sin embargo, si realmente este es un tema que te interesa pero no quieres cualificarte como responsable o conocer cuáles son las diferentes formas de identificar estos problemas, sino que lo que deseas es postularte como auditor interno y aprender las técnicas de evaluación, también tienes la oportunidad de desarrollarte dentro de esa función.

Sin embargo, vamos a explicar antes cómo se consigue un certificado de una norma ISO antes de hablar del papel del auditor.

Certificación de las normas ISO

¿Qué es un certificado de normas ISO?

Cuando aplicas las técnicas para regular alguna de las leyes expuestas en el listado de las normas ISO que se han ido desarrollando a lo largo del artículo y dichas técnicas se admiten como correctas y veraces, obtienes un certificado admitiendo la validez de la misma.

Este documento sirve para que la empresa se posicione frente al resto, genere un prestigio y una mejor imagen de cara a los clientes y los agentes externos y se asegure de que está mejorando los recursos de su empresa así como la seguridad de sus empleados de forma óptima.

Los certificados ISO van asociados a los diferentes sistemas. Es decir, existe un Certificado ISO de Riesgos y Seguridad que determina que se está aplicando correctamente la normativa 27001, por lo tanto obtendrás el certificado ISO 27001; existe otro de Gestión Ambiental que valida la normativa 14001, etc.

4.2. ¿Qué es una entidad certificadora?

La entidad certificadora de normas ISO son los organismos que se encargan de otorga o no el certificado correspondiente por el que se ha postulado una empresa a optar.

La ENAC (Entidad Nacional de Acreditación) es el organismo que se encarga de acreditar y delegar la responsabilidad de entidad certificadora a otras corporativas, debido a que es el único órgano nacional encargado de regular las diferentes acreditaciones que se necesitan en nuestro país para poder ejercer diferentes profesionales, obtener certificados, etc.

En España, la más destacable es AENOR (Asociación de Española de Normalización y Certificación), sin embargo, no es la única empresa que lleva a cabo este tipo de trámites, también contamos con otras como:

• Laboratori General d’Assaigs i Investigacions (LGAI)
• Det Norske Veritas España
• S.G.S. ICS IBÉRICA, S. A.
• Entidad de Certificación y Aseguramiento, S.A.
• Lloyds Register Quality Assurance, Ltd.

Procesos de certificación

Cuando la empresa ya considera que puede cumplir con la norma ISO 9001 y sus requisitos así como puede suceder con cualquier otra, ella debe ser la que inicie este trámite solicitando empezar el proceso de certificación a una empresa certificadora.

Dependiendo de la empresa con la que contemos durante este proceso, el número de pasos a seguir o el de etapas a realizar puede variar. Sin embargo, lo que está claro es que deben cumplirse con un esquema básico que consta de diversas partes:

Un diagnóstico

Cuando una empresa considera que está preparada para someterse al proceso de certificación deberá ponerse en contacto con los encargados de la auditoría interna deberán evaluar cómo se está aplicando la normativa correspondiente en las instalaciones, deberán tener entrevistas y reuniones con los responsables y encargados de su aplicación, etc.

De esta manera, podrán realizar un diagnóstico sobre si se está llevando a cabo o no de manera legítima esta norma obteniendo previamente toda la información necesaria.

Ejecución hipotética de un Sistema de Gestión de Calidad (o Ambiental, o la norma que se esté tratando)

Con toda la documentación obtenida, los auditores se ponen de acuerdo con el resto de su equipo para ver qué elementos fallan, hasta dónde llega el alcance de la aplicación de la normativa, etc.

De esta forma generan un prototipo sobre cómo debería ser y funcionar la norma de la que quieren certificarse dentro de esa empresa.

Primera auditoría

Los miembros de la auditoría encargada irán a la empresa interesada a observar cómo gestionan la normativa de forma práctica y durante el horario laboral.

A medida que ven cómo trabajan y se aplica, tienen la libertad de realizar pruebas específicas e incluso entrevistas a los trabajadores si lo consideran conveniente.

No se conoce hasta cuánto podría durar esta etapa, porque, posteriormente a la primera visita, se realizarán unos seguimientos de control sobre si se han implementado o no las mejoras previstas durante las primeras visitas y si se está respetando todo correctamente para poder obtener la certificación.

Una vez que haya un informe realizado de manera positiva se procederá al penúltimo paso.

La obtención de la certificación

Cuando se ha comprobado que la organización o compañía cumple con todos los requisitos de la normativa en cuestión, obtendrá la certificación.

Sin embargo, ¿este no debería ser el final del proceso? Hemos comentado antes de la redacción de este punto que es el penúltimo.

Recertificación de la normativa ISO:

Cuando una empresa obtiene este certificado está en la obligación de, si quiere mantenerlo, volver a realizar cada cierto tiempo, revisiones necesarias que certificarán si la empresa sigue aplicando de manera precisa y de forma idónea los requisitos necesarios con la normativa.

Es decir, una organización puede perder esta certificación al tiempo, bien si se descuida o si ha existido una actualización de esta norma (cosa que suele pasar frecuentemente) y no se ha puesto en práctica por los miembros de la empresa.

Por si ello, si quieres el certificado ISO 9001 así como cualquier otro y pretendes mantenerlo para conservar el estatus que va a aportarle a tu empresa, debes enfocarte en que es un proceso de aprendizaje y mejora continua y que nunca será definitiva la obtención del documento de certificación.

Auditar una certificación de esta índole

Para finalizar, y como hemos mencionado en el apartado relacionado con la formación, puede existir la posibilidad de que quieras desarrollarte como profesional tanto individual como colectivo en las auditorías para la obtención de estas certificaciones.

Por ello, si quieres que tu empresa se postulase como una entidad certificadora o quisieras mejorar tus conocimientos o los de tus empleados, deberías aplicar el mismo tipo de formación que la que se ha expuesto anteriormente para obtener los conocimientos necesarios para la aplicación de estas normas.

Con un curso como el Curso Online Auditor Interno de Sistemas de Gestión Ambiental. ISO 14001:2015, el de Sistemas Integrados de Gestión, o, por otro lado, si quieres especializarte como Auditor en Sistemas de Gestión de La Calidad puedes hacerlo gracias a la formación online y especializada.

Con ella, podrás obtener todos los conocimientos necesarios para poder realizar auditorías internas, conociendo la normativa y sabiendo cómo se aplica.